由于办会事宜异常繁杂，常常令众多新手会务组顾此失彼，甚至不小心犯下错误。其实，对于会务组而言，不仅需要良好的体力和充沛的脑力，还需要有缜密的心思与处变不惊的应急能力。

因此今天轻会云特地总结了这几年参与办会的经验，与大家一起分享分享。

通常，学术会议的办会流程有三个阶段：会议前期准备、会议当天工作和会议后期扫尾。三个阶段具有各自的工作内容。

1、会议前期准备

会议前期准备可以分为会议事由确定、会议资料准备、住宿接机和会场布置四个方面。

会议事由确定

会议事由确定需要确定会议主题、时间和地点。其中，会议指南要列明各项议题及时间、形式和主讲人。

会议资料准备

会议资料首先需要撰写并发布会议通知，再安排专人收集、确认参会嘉宾的个人信息，进而制作会议通讯录。会议资料的重头戏在于会议论文集制作和嘉宾PPT收集。会议论文集制作要做到封面设计美观大方，内页排版整齐。嘉宾PPT收集要安排专人对接嘉宾，考虑到不少嘉宾会在报告前临时修改PPT，因此PPT对接需要时刻注意。

住宿接机

会议住宿的侧重点在于为与会嘉宾预定好房间，特别是事先根据嘉宾对房型的要求预定好房间。接机需要事前确定接机人员名单、联络方式和航班到达时间，并提前预订好车辆。

会场布置

会场布置一般按照商务会议的方式安排座次，摆放好席卡、草稿纸、水笔和茶水。特别地，可在进入会场的不同方向，事先粘贴指引牌，方便嘉宾找到会场。

2、会议当天工作

会议当天工作主要包括签到、电脑与网络、摄影与会议记录、茶点与就餐等四个方面。

签到

在会场入口处准备好签到表与笔，供出席嘉宾签到，并在嘉宾签到后分发事先准备好的资料袋。

电脑与网络

会议开始前一小时应检查现场投影、话筒效果；会议过程中准备好两台笔记本电脑作为应急机；若台下听众需要发言，明确话筒传递人。

摄影与会议记录

会议开始前与专业摄影师沟通场景拍摄，照片效果把关；自备一台单反抓拍会场情况；录音笔录音，专人负责现场记录，方便会后新闻稿撰写。

茶点与就餐

提前联系宴会餐饮公司安排茶点；致电餐厅、酒店确认就餐桌数，保障午晚餐供应；安排人员指引与会嘉宾到指定地点就餐。

3、会议后期扫尾

后期扫尾主要包括宣传报道扩大活动影响力。

宣传报道

会议结束后，及时根据会议记录和会议照片撰写新闻稿，在网站、微信公号上推送会议新闻，扩大会议影响力。

4、办会的几个注意点

以上是关于办会整体流程的介绍，在具体办会中，仍有一些细节问题值得重视：

财务报销：

盖有公章的会议邀请函应提前备好，在会议签到时发放给有需要报销的嘉宾；会议注册费报销所需要的增值税发票张数需要和财务部门提前沟通好，因为一场大型会议可能需要数百张会议费发票。

会务人员安排：

会务组要设置一个会议秘书长作为总负责人，全权负责会议整体组织工作，组织和主持会议开幕式、闭幕式，准备有关领导的发言稿，负责会议有关事宜的应急处理。

然后根据任务的不同，将办会人员划分成会议资料制作组、接机接车组、住宿餐饮组、会场安排组、新闻报道组、财务组以及若干机动人员，且每个小组须有一名负责组长，将职责落实到具体人头上。