1、什么是学术会议？

学术会议是学术活动之中最重要的、最高效的一种交流形式。学术会议通常是由学会、协会、高校、科研院所或某一个科研人员的群体主办，在某个阶段召集该学科或跨学科专家、学者、科研人员就某个或某一类特定学术问题进行研讨、发表学术意见并交流研究成果的会议类型的统称。

一、会议前期通知

1.确定会议日期，邀请专家(包括嘉宾和授课专家)。

2.拟定会议通知红头文件，包括但不限于会议背景，主办、承办、协办单位，会议具体时间、详细地点，是否收注册费，注册费类型、注册费金额、学分，会议联系人、会议简要议程，参会回执等。

3.发放通知：官网/微官网、微信H5动态网页(带报名功能)、电话、邮件等。

4.安排专人通知和统计参会人员，方便会场大小准备、用餐、学分等数量限制。

二、专家联系(专人负责)

1.联系专家，需告知会议具体时间以及专家授课的具体时间。并请专家提供课件及简介。通常课件用于印刷会议资料，简介用于主持人介绍和串场PPT。

2.专家接送：包括机场、车站与酒店间往返接送。沟通后，将具体的接送信息发给专家。

3.去酒店查看，是否有早餐、指示牌位置是否明显等。

4.如有专家提前到达，会议负责人需去酒店接见。

三、会场前期准备

1.会议资料：包括讲课PPT，厂商宣传资料，笔记本，笔、会议资料袋、会议手册、胸牌。

2.会场横幅，背景墙，展架，指引牌等。

3.根据参会人数，是否准备学分票、餐票等。

4.会场拍照人员，合影地点(有车占用需提前预定位置)。

5.会议当天专家就餐地点预定，参会人员就餐(盒饭、自助、围桌)。

四、会议前一天准备

1.布置会场。

2.查看茶歇、矿泉水、咖啡、茶(备茶杯、开水)等准备情况。

3.调试投影、舞台灯光控制(留工作人员电话，以防现场故障)、PPT(激光笔、翻页器)、话筒(至少3个，讲者1个，主持1个，提问1个，其中1个无线麦)等。

4.台签。主讲台的台签要准备2份，主讲台1份，嘉宾席1份。

5.签到表、笔等。

6.人员分组：①签到、注册；②PPT、讲者主持台签更换；③茶歇。

7.嘉宾是否准备讲稿。

五、会议当天

1.签到组：签到、注册，发放资料、开具发票等，根据报到人数，调整午餐及晚餐数量。

2.专家接待组：接待专家入场。

3.现场控制组：提前拷贝讲者PPT，主委定好主讲台就坐嘉宾，排好台签顺序。

4.开幕式结束后，集体合影。现场控制组需搬离主讲台桌椅，留主持人桌椅，放讲者简介(或提前给主持人)、水等。讲台更换讲者台签。

5. 准备茶歇。

六、就餐

1.如果是盒饭，全部人员坐于原位，工作人发盒饭，避免混乱。

2.自助餐则需有人引导。

3.餐后与销售核对用餐数量，方便后期对账。

七、会后

1.财务类。收集并整理住宿、餐饮、物料制作、会议物品购买等发票。

2.总结类。总结会议中遇到的问题，整理常见的解决方案。

3.归档类。对整个会议中的各类资料如影音类、物料类进行整理归档、留存。